\u201cA produtividade de um profissional mede-se pelo trabalho realizado e n\u00e3o pelo esfor\u00e7o e tempo da execu\u00e7\u00e3o.\u201d<\/p>\n
num mundo cada vez mais digital, em que o rel\u00f3gio \u00e9 \u201crei\u201d, vivemos numa luta constante contra o tempo. Apesar de, \u00e0 primeira vista, parecer uma tarefa simples, a gest\u00e3o do tempo \u00e9 um dos aspetos mais dif\u00edceis de integrar nos nossos h\u00e1bitos e rotinas di\u00e1rias. Terminamos o dia de forma amb\u00edgua, com a sensa\u00e7\u00e3o de que o tempo falta e ao mesmo tempo voou, onde o resultado \u00e9 sempre o mesmo – a produtividade fica aqu\u00e9m.<\/p>\n
COMO GERIR O TEMPO DE FORMA EFICAZ<\/p>\n
Ent\u00e3o, a grande quest\u00e3o mant\u00e9m-se: Como resolver este problema? Como ganhar tempo, sem esticar as horas de trabalho? A resposta parece clara e objetiva: a solu\u00e7\u00e3o passa por \u201corganizar, planear, dizer \u2018n\u00e3o\u2019 e ser eficaz\u201d. O primeiro passo \u00e9 organizar e planear o seu dia-a-dia, para aumentar o sucesso e a produtividade. Esta tarefa, quando corretamente implementada, ir\u00e1 permitir que responda aos desafios do seu quotidiano, que aposte na evolu\u00e7\u00e3o profissional e dedique tempo livre \u00e0 sua vida pessoal, como a aposta no bem-estar f\u00edsico, emocional e mental. Para aplicar esta mentalidade tem de identificar as atividades e comportamentos que prejudicam a sua produtividade e adotar rotinas que os evitem, eliminando per\u00edodos de tempo desperdi\u00e7ados, definindo objetivos e priorizando as tarefas importantes. As palavras-chave para o sucesso deste m\u00e9todo s\u00e3o: definir, estruturar e cumprir, e deve seguir estes passos:<\/p>\n
\u2022 Atribuir um bloco de tempo para cada tarefa, para que a mesma n\u00e3o se prolongue;<\/p>\n
\u2022 Fixar prazos, pois permitem usar indicadores de \u201cperigo\u201d em rela\u00e7\u00e3o \u00e0s tarefas em curso e ajustar quando necess\u00e1rio;<\/p>\n
\u2022 Medir o tempo utilizado, pois permite uma vis\u00e3o geral do tempo e ajuda a diagnosticar as melhorias a introduzir;<\/p>\n
\u2022 Aprender a dizer que n\u00e3o sempre que necess\u00e1rio.<\/p>\n
DI\u00c1RIO DO TEMPO: O TRUQUE PARA NUNCA MAIS SE ESQUECER DE UM COMPROMISSO<\/p>\n
Elabore um plano de objetivos, ou um \u201cdi\u00e1rio do tempo\u201d, de cariz semanal, que o permita escrever tudo o que pretende concretizar at\u00e9 ao fim da sua semana, as a\u00e7\u00f5es que tem de desenvolver para o fazer e a devida distribui\u00e7\u00e3o ao longo dos dias.<\/p>\n
\u2022 Comece por registar as tarefas di\u00e1rias e deixar espa\u00e7o para per\u00edodos de repouso e descontra\u00e7\u00e3o.<\/p>\n
\u2022 Defina o tempo para realizar cada atividade, de forma a ser equilibrado para atingir os objetivos, flex\u00edvel para tarefas inesperadas (prever blocos de intervalo ajust\u00e1veis), e planeado de forma realista de acordo com as prioridades.<\/p>\n
\u2022 Tenha \u201ccheck-lists\u201d di\u00e1rias, atendendo aos objetivos mais importantes.<\/p>\n
\u2022 Tome nota do tempo gasto em cada tarefa (reuni\u00f5es, dossiers, resposta a clientes, telefonemas, etc). As \u201ccheck- -list\u201d em suporte papel s\u00e3o ideais, pois permitem riscar os passos depois de conclu\u00eddos, fazer anota\u00e7\u00f5es e ajustes necess\u00e1rios.<\/p>\n
MATRIZ DA ADMINISTRA\u00c7\u00c3O DO TEMPO<\/p>\n
O autor do best-seller \u201cOs Sete H\u00e1bitos das Pessoas Altamente Eficazes\u201d Stephen Covey, defende a import\u00e2ncia de dois conceitos na gest\u00e3o do tempo e aumento da produtividade:<\/p>\n
\u2022 O grau de import\u00e2ncia de cada tarefa, pois permite atribuir a quantidade de energia e dedica\u00e7\u00e3o necess\u00e1rias \u00e0 sua realiza\u00e7\u00e3o (\u201cquanto tempo vou demorar\u201d);<\/p>\n
\u2022 O grau de urg\u00eancia, que atribui o prazo de realiza\u00e7\u00e3o (\u201cquando vou fazer\u201d).<\/p>\n
Este estudo introduz a metodologia \u201cMatriz de Administra\u00e7\u00e3o de Tempo\u201d, criada para distribuir as tarefas de acordo com os quatro quadrantes onde empregamos o nosso tempo.<\/p>\n
Segundo Stephen Covey, quem gere a sua vida de acordo com crises, vive 90% do tempo no quadrante 1, dedicando os restantes 10% ao quadrante 4, pois contem as atividades que, de alguma forma, lhe d\u00e3o al\u00edvio para as tens\u00f5es.<\/p>\n
As pessoas que dedicam o tempo ao planeamento da sua vida, dos relacionamentos e ao aperfei\u00e7oamento e preven\u00e7\u00e3o de problemas, s\u00e3o pessoas que se mant\u00eam afastadas dos quadrantes 3 e 4, diminuem o tamanho do quadrante I e dedicam mais tempo ao quadrante 2.<\/p>\n
EM PORTUGAL\u2026 Esta tem\u00e1tica relaciona-se diretamente com o projeto piloto que visa implementar, em Portugal, a semana de quatro dias de trabalho. Aqui demonstram-se os pressupostos que indicam o sucesso e efic\u00e1cia dessa mudan\u00e7a, que implicaria a diminui\u00e7\u00e3o das horas de trabalho sem que esta prejudicasse a produtividade dos colaboradores.<\/p>\n
O sucesso desta abordagem pode ser comprovado pelos resultados positivos obtidos por outros pa\u00edses europeus, pioneiros na implementa\u00e7\u00e3o do modelo de redu\u00e7\u00e3o das horas de trabalho, que provocou um aumento na produtividade do trabalhador e na diminui\u00e7\u00e3o exponencial do stress e da ansiedade.<\/p>\n
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