Como criar um processo de onboarding bem-sucedido

O conhecimento da missão, visão e valores da organização, bem como da sua cultura são essenciais para todos os colaboradores de uma empresa, mas especialmente para os novos colaboradores que precisam de se adaptar a um ambiente novo e único.

O processo de integração de um novo colaborador no contexto da organização, e de lhe transmitir as políticas e práticas internas, é designado de socialização organizacional ou onboarding (designação em inglês).

 

Definição e Objetivos do Onboarding

 

Processo de acolhimento e integração de novos colaboradores numa organização. Este tem como objetivo facilitar a conexão entre os novos colaboradores e a organização, bem como promover uma adaptação rápida e ajustada à nova realidade.

(adaptado de) Talya Bauer, 2012

 

De acordo com Bauer (2012), o objetivo das empresas é que os seus novos colaboradores se adaptem de modo rápido e suave ao novo trabalho, para que rapidamente possam contribuir para o sucesso da organização. Neste contexto é fundamental o desenvolvimento de sistemas que ajudem a organizar este processo, a troca de informações e a adaptação dos novos contratados.

Durante o processo de onboarding, os novos colaboradores terão oportunidade de aprender as tarefas relacionadas com a função, bem como os aspetos sociais e culturais da nova organização.

 

 

 

Os 4 Cs do Onboarding

Segundo Bauer (2012), são quatro as características de base de um processo de onboarding e estas podem ser resumidas em 4 Cs:

1. Conformidade – Está relacionada com os aspetos básicos do trabalho/cargo. Inclui os formulários de registo e outros documentos financeiros, contas de email, computadores e posto/mesa de trabalho.
   As empresas que têm práticas de conformidade a funcionar de modo efetivo, implementam estas tarefas rotineiras relativas à contratação de novos colaboradores de modo mais simples e menos dispendioso.
2. Clareza – No que diz respeito aos detalhes e contexto da função/cargo.
   A clareza inclui a compreensão dos requisitos do cargo ou função, as normas de realização das atividades/tarefas e ainda o modo como os procedimentos são descritos, interna e externamente. Quanto mais cedo, o novo colaborador compreender as suas funções, mais cedo se tornará mais produtivo.

4. Cultura – Tem a ver com a cultura organizacional da nova empresa.
   Tal como as pessoas têm diferentes personalidades, rotinas e expectativas, também as organizações têm uma dinâmica própria e única. Quanto mais depressa e de modo ajustado, os novos colaboradores possam compreender a cultura dos empregadores, maiores são as hipóteses de sucesso a longo prazo, porque se cria um vínculo emocional que é mais forte que o puramente contratual.
5. Conexão – Focada nas relações interpessoais dos colaboradores da empresa.
   Este é um aspeto fundamental do processo de acolhimento e integração de novos colaboradores. O estabelecimento de novas relações interpessoais, bem como de redes de informação é algo que os novos colaboradores necessitam aquando da entrada numa nova organização.

Apesar de todos os Cs desempenharem um papel importante no processo de acolhimento e integração, o C de Conexão é aquele que assume uma importância vital neste processo, pois influencia diretamente os resultados da organização, como por exemplo: desempenho do novo colaborador, satisfação com o trabalho, compromisso e envolvimento com a organização, referências do colaborador, intenção de se manter na empresa, entre outros.

Assim sendo, “a conexão é a alavanca em que as organizações se devem focar a fim de garantir que os novos colaboradores começam a trabalhar o mais rapidamente possível e que estabelecem relações saudáveis dentro da organização, as quais lhes permitirão responder adequadamente aos desafios que vão encontrar na organização, durante o seu primeiro ano. A conexão poderá ser a base para um processo de acolhimento e integração efetivo“. (Bauer, 2012, p. 5).

 

O processo de criação de um Onboarding bem-sucedido

Um processo de onboarding deve ser pensado e devidamente estruturado, devendo a organização desenvolver um plano claro e formal para o acolhimento e integração de novos colaboradores. Durante todo o processo, é essencial envolver o novo colaborador, sendo este um dos fatores que mais promove a motivação do colaborador e o seu efetivo contributo para o sucesso organizacional.

A organização deve ainda prestar apoio contínuo, bem como disponibilizar formação, garantindo assim que os colaboradores possuem as competências necessárias para as funções a executar.

De salientar, também, a importância de realizar um follow up (acompanhamento) do processo, com o propósito de verificar se o plano é cumprido e que os objetivos são atingidos. É crucial que se avalie continuamente o plano e o processo de acolhimento e integração, permitindo que se façam ajustes e atualizações ao mesmo.

Dos instrumentos de apoio ao processo de onboarding, o manual de acolhimento é, sem dúvida, o mais conhecido e utilizado, assumindo como um instrumento facilitador no processo de integração de novos colaboradores na organização.

Se este, por um lado, permite que a organização se apresente, e apresente o departamento ou secção que o colaborador vai integrar, e reúna toda a informação necessária para que este possa trabalhar e mover-se dentro da empresa; por outro lado, potencia o conhecimento que o colaborador tem da organização, facilitando o processo de adaptação à cultura organizacional.

O manual de acolhimento deve ser entregue ao novo colaborador no seu primeiro dia de trabalho ou até antes da sua admissão.

Como benefícios do manual de acolhimento podem referir-se os seguintes (adaptado de Santos):

• Fornecer uma fonte de informação importante para novos e antigos colaboradores
• Dar a conhecer a história da organização
• Possibilitar aos colaboradores uma melhor visão do seu papel na organização
• Evitar conflitos e equívocos
• Facilitar a adequação, coerência e continuidade nas normas e procedimentos
• Restringir a prática da improvisação
• Colaborar com o crescimento da eficiência e eficácia dos trabalhos

Um outro instrumento que começa a ganhar mais força, talvez devido ao uso cada vez mais generalizado das redes sociais para divulgação das organizações, é o vídeo institucional.

Tal como o nome indica, é um vídeo sobre a organização, com o objetivo de fortalecer a marca, ajudar nas vendas, facilitar a integração de colaboradores, entre outras situações, tornando-se assim numa ferramenta extremamente versátil.

Entre outras vantagens, os vídeos unificam a mensagem da instituição: todos os colaboradores vão saber qual é o posicionamento da instituição e poderão rever o vídeo, seja em reuniões, redes sociais e nomeadamente na integração de colaboradores, sendo transmitida sempre uma mensagem em uníssono e que se pretende atual.

 

As 6 etapas do Onboarding

1. 1. Antes da entrada (ou Pre-boarding)
      O processo de acolhimento e integração do novo colaborador começa antes da sua entrada ou admissão na empresa. Assim, esta primeira etapa tem como objetivo manter o novo colaborador envolvido até ao seu primeiro dia de trabalho.

1. 2. Primeiro dia
      Esta etapa marca o início de uma nova relação entre o colaborador e a empresa. É fundamental que este primeiro dia crie, no novo colaborador, uma boa primeira impressão da organização.

1. 3. Primeira semana
      É normal que, durante a sua primeira semana na empresa, o novo colaborador precise de apoio para aprender as suas novas funções e ambientar-se ao contexto organizacional. Pelo que este deve reunir-se diariamente com o seu chefe hierárquico, bem como participar em reuniões regulares seja com a equipa, seja com os seus pares.

1. 4. Primeiro mês
      Durante o primeiro mês deve-se estimular o desenvolvimento do novo colaborador, o seu conhecimento da empresa e ainda o estabelecimento de novas relações com os restantes colaboradores e colegas.
      Para tal, é importante comunicar e dar feedback sobre o seu desempenho, questionar sobre o processo de onboarding, agendar e providenciar formação e promover a realização (e participação) de atividades e encontros sociais.

1. 5. Terceiro mês
      É muito possível que, ao fim de três meses, o novo colaborador já desempenhe as suas funções independentemente e esteja já ambientado à organização. Contudo, é importante estar atento e manter as linhas de comunicação abertas.

1. 6. Sexto mês
      Após seis meses, o novo colaborador já deverá estar totalmente integrado na organização e a desempenhar as suas funções e tarefas diárias. Procurar obter feedback sobre o seu progresso e desempenho continua a ser fundamental, bem como providenciar formação em áreas chave e estimular os encontros/atividades sociais no seio da organização.

(adaptado de) Zojceska, 2018

 

 

Resultados de um Onboarding bem-sucedido

• • A taxa de retenção de recursos humanos no primeiro ano num novo trabalho é de 91% nas empresas com práticas bem definidas de onboarding versus 30% nas empresas que não têm essas práticas,
  • A taxa de alcance dos objetivos no primeiro ano num novo trabalho é de 62% nas empresas com práticas de onboarding versus 17% nas empresas que não as têm,
  • As práticas de onboarding contribuem 2,5 vezes para o crescimento do lucro de uma empresa e 1,9 vezes para a margem de lucro,
  • As empresas com boas práticas de onboarding e de recrutamento podem ter até 6 vezes mais crescimento do lucro e 3,9 vezes mais margem de lucro,
  • Os novos colaboradores que passaram por experiências estruturadas de onboarding tiveram 58% mais probabilidade de se manter nessa organização após 3 anos do que aqueles que não as tiveram,
  • O custo de substituir um novo empregado pode corresponder a três vezes mais o valor do seu salário.

Adaptado de Bauer, T. (2012). Onboarding: The Power of Connection. Success Factors.

Disponível em Onboarding: The power of connection

 

 

Checklist

Apresentamos, abaixo, uma checklist que o poderá ajudar na definição do processo de onboarding da sua empresa, bem como a avaliar cada processo de admissão.

 

 

Uma resposta positiva a todas as questões significa que o processo de Onboarding da sua empresa é regularmente atualizado e aperfeiçoado. Por outro lado, algumas, ou muitas, respostas negativas são sinal de que deverá rever o plano de acolhimento e integração de novos colaboradores.

Adaptado de Tomhrm, How to evaluate the onboarding process in my company?

Disponível em: How to evaluate the onboarding process in my company?

 

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Fontes bibliográficas:

• Bauer, T. N. (2011). Onboarding New Employees: Maximizing Success. SHRM Foundation. Disponível em SHRM Foundation’s Effective Practice Guidelines Series Onboarding New Employees: Maximizing Success
• Bauer, T. N. (2012). Onboarding: The power of connection. SuccessFactors, Inc. Disponível em Onboarding: The power of connection
• Santos, B. Manual de Acolhimento: 7 vantagens para a sua organização. Alento. Disponível em Manual de Acolhimento: 7 vantagens apara a sua Organização
• Zojceska, A. (2018). [GUIDE] How to Successfully Onboard New Employees?. Disponível em [GUIDE] How to Successfully Onboard New Employees?