Como é que a contabilidade é fulcral no planeamento de um novo ano

Falar de contabilidade e do planeamento de 2025 parece, muitas vezes, contraditório uma vez que o seu contabilista ainda lhe está a pedir coisas de 2024, certo?

Mas, é aí mesmo que começa o planeamento de 2025: feche as contas de 2024 o mais rápido possível, caso ainda não tenha recebido as demonstrações financeiras por parte do seu contabilista certificado para apresentar na reunião de aprovação anual de contas em assembleia geral. Deve enviar documentos que estejam em falta e responder a dúvidas sobre algum movimento financeiro pendente em conciliações bancárias.

Antes de aprovar as contas finais deve analisar linha por linha o balancete da empresa. Seguem algumas perguntas fulcrais que deve ter em conta:

• O saldo das contas de caixa e banco estão corretos?
• Verificou a conciliação bancária que o seu contabilista possa ter enviado? Existem pendentes?
• Os saldos na conta de clientes batem certo com o seu programa de faturação? O que está por receber está correto a 31/12/2024?
• Os saldos na conta de fornecedores batem certo com aquilo que realmente estava por pagar a 31/12/2024?
• Existem pagamentos em falta a trabalhadores?
• Comunicou todas as aprovações de estágio de IEFP ou outros incentivos de estado que são passíveis de serem aprovados ou até já foram aprovados e os seus respetivos valores ao seu contabilista?
• O valor do inventário reflete o stock a 31/12/2024? Confirme se o valor do inventário foi atualizado após o último inventário físico.
• Os saldos de empréstimos estão atualizados? Confirme se os valores correspondem aos extratos das instituições financeiras bem como o mapa de responsabilidades do Banco de Portugal.
• Relativamente às faturas de venda, existe alguma que o serviço diga respeito a algo que só irá iniciar em 2025? Comunique também essas informações ao contabilista.

Estes são só alguns pontos em dezenas deles que deve estar atento quando analisa um balancete. É por isso que a contabilidade é fulcral no planeamento de 2025, porque vai além de simplesmente cumprir obrigações fiscais; ela atua como uma bússola estratégica para decisões financeiras, operacionais e de crescimento.

Como pode (e deve) usar a contabilidade no planeamento do próximo ano

Passar a fazer a análise anterior de forma mensal ou, caso seja inconcebível, no mínimo de forma trimestral. Peça os balancetes ao seu contabilista certificado ou peça acesso ao programa de contabilidade/gestão, caso o mesmo tenha acesso para empresário.

Porquê que esta transição para uma análise mensal parece difícil, se antes não o fazia desta forma? Porque, para a análise ser mensal, é necessário que os documentos sejam enviados semanalmente para que o contabilista tenha os relatórios atualizados. Só assim as suas decisões financeiras serão baseadas em dados reais. Ao enviar semanalmente, é possível que tudo seja contabilizado, de forma muito mais rápida e eficaz, e que possa analisar os seus orçamentos de 2025 com os dados reais, para verificar e corrigir qualquer discrepância negativa.

Devemos aproveitar ao máximo a tecnologia, seja através de um programa próprio ou utilizando as ferramentas disponibilizadas pelo seu contabilista. Se não for possível, seja por falta de recursos financeiros ou de tempo, use e abuse das demonstrações financeiras e balancete, em formato Excel, para que consiga analisar a sua empresa.

Mas a pergunta que ecoa nas nossas mentes continua a mesma: como analisar discrepância se ainda não fez o orçamento de 2025? Mais uma vez, é aí que entra a contabilidade.

Ao analisar as demonstrações financeiras, o balancete, os mapas de exploração, os fluxos e todos os mapas que possam ser extraídos do seu programa de gestão ou de contabilidade consegue começar a construir o seu orçamento. Existem milhares de templates na internet, gratuitos e pagos, tanto em Excel como em Google Sheets, que pode adquirir fazendo o download, não havendo a necessidade de perder tempo a tentar criar um de raiz.

De seguida, analise quanto faturou nos últimos anos (e mensalmente) e quanto cresceu em termos percentuais. É expectável que em 2025 tenha o mesmo crescimento ou será superior? Irá ter alguma situação de venda diferente em algum momento que possa impactar o mesmo? Fazendo este tipo de perguntas começa a planear o seu ano de 2025 e a construir, ao mesmo tempo, o seu orçamento para cada categoria de ganhos, despesa e ainda de impostos. E, assim já ficamos a saber algumas mudanças que irão impactar o seu orçamento.

Impostos que irá pagar em 2025

Com o fecho de contas de 2024 feito, à partida irá conseguir saber o IRC que irá pagar (ou não, conforme prejuízos abatidos de anos anteriores ou pagamentos por conta realizados em 2024).

Uma das melhores medidas para diminuir o IRC, sem fazer uma viagem no tempo (uma vez que não é possível), são as gratificações de balanço, que irão ser aplicadas ao ano de 2024 e diminuir o IRC. Estas gratificações só têm de ser pagas aos seus colaboradores ao longo de 2025 (se ainda não conhecia este tipo de remuneração, aproveite e fale com o seu contabilista). Mais abaixo, irá ver as vantagens a nível de IRS e segurança social para o seu colaborador e TSU para si.

É possível, também, prever o valor dos pagamentos por conta de 2025 com o fecho de contas. Já pode introduzir esse valor no seu mapa de orçamento de impostos e fluxo de caixa e, desta forma, planear uma das partes do seu 2025.

Os pagamentos por conta são feitos em 3 momentos ao longo do ano:

No início de dezembro, peça ao contabilista para determinar se deve efetuar o 3° pagamento por conta uma vez que o mesmo pode não ser feito. Para isso:

• Deve ser estimado o IRC para 2025;
• Compare o IRC efetivo estimado com os valores já pagos nos dois primeiros pagamentos por conta;
• Se os pagamentos anteriores já cobrem o valor devido, o terceiro pagamento pode ser dispensado.

Por volta do mês de outubro, deve estar atento às notícias sobre o orçamento de estado para o ano seguinte, e depois validar aquilo que foi aprovado em dezembro. Neste artigo, deixamos algumas medidas aprovadas que irão impactar, de forma positiva, o seu ano de 2025.

No salário dos seus funcionários:

1. O IRS jovem – medida que diminui a massa salarial que é sujeita a IRS – foi alargado a mais pessoas. Deve, proativamente, questionar junto dos seus trabalhadores com menos de 35 anos, se poderão ter ou não direito ao IRS jovem. Peça para enviarem email com o ano de benefício deles em 2025 (já que o benefício é durante 10 anos e será uma informação a colocar no programa de processamento salarial). No caso, os mesmos irão auferir um valor líquido mensal superior. Para a empresa não existe impacto.
2. Quanto ao subsídio de alimentação, o valor que não é sujeito a IRS nem segurança social, foi aumentado de 9,60 para 10,20. Caso queira, aumentar o valor do mesmo pode que não terá mais encargos na TSU.
3. Os valores de remuneração relativos ao trabalho suplementar passam a estar sujeitos a uma retenção na fonte equivalente a 50% da taxa que corresponde à retenção do salário mensal do trabalhador, proporcionando um alívio fiscal para quem realiza horas extras.
4. Isenção de IRS, até ao limite de 6% da retribuição base anual do trabalhador, das importâncias pagas ou colocadas à disposição do trabalhador ou membros de órgãos estatutários em 2025, de forma voluntária e sem caráter regular, a título de prémios de produtividade, desempenho, participações nos lucros e gratificações de balanço. Esta isenção depende se existiu um aumento salarial elegível para efeitos do incentivo fiscal à valorização salarial (4,7%). Este valor, que está isento de IRS, também é excluído da base de incidência contributiva dos Regimes Contributivos do Sistema Previdencial de Segurança Social.

A nível de IRC:

1. Os gastos suportados com contratos de seguros de saúde ou doença são considerados para efeitos do lucro fiscal (aquele que conta no cálculo do IRC no modelo 22) em valor correspondente a 120%. Ou seja, se ao longo do ano tiver um custo de 3000€ com este encargo, para o IRC irão contar 3600€ (são 600€ a mais de custo sem que tenha saído da sua carteira).
2. A taxa de IRC, passa de 21% para 20%. Para microempresas, PME e empresas small mid cap, até aos primeiros 50.000€, a taxa passa de 17% para 16%.
3. A taxa de tributação autónoma nas viaturas ligeiras de passageiros foi reduzida e os limites de valor de aquisição foram aumentados.
4. O Incentivo à Capitalização das Empresas (ICE) passa a ser apurado por aplicação da taxa Euribor média a 12 meses, com um spread de 2 p.p., acima dos 1,5 p.p. atuais, independentemente da dimensão da empresa. Além disso, a taxa do incentivo será majorada em 50%para 2025.
5. Incentivo à valorização salarial: os encargos com aumentos salariais passam a ser majorados em 200% (em vez dos 150% de 2024), até um montante máximo anual, por trabalhador, de cinco vezes a RMMG (860€). Além disso, o valor mínimo do aumento da retribuição base anual média por trabalhador, por referência ao final do ano anterior passa a ser de 4,7%, em vez dos 5% de 2024.

Dicas finais para a sua PME

1. Revisão Regular: passe a ler o balancete de forma mais periódica.
2. Trabalhe com o seu contabilista: questione qualquer valor que pareça inconsistente ou dúvidas que tenha. Se quer um apoio mais constante, analise o seu contrato e até peça um ajuste de valor da sua avença para ter mais apoio.
3. Apoie-se no Software: utilize ferramentas que integrem registos financeiros e analíticos, se for algo passível de integrar com a contabilidade ainda melhor.
4. Documentação: garanta que todas as operações tenham suporte documental (faturas, recibos, contratos), partilhe esses dados com o seu contabilista através de uma drive partilhada, por exemplo, e digitalize todos os documentos, de forma a garantir que nunca os perde. A contabilidade e documentação digital já não é o futuro, mas sim o presente.