Transformação Digital nas PME: quando a tecnologia e as competências humanas potenciam o sucesso

É do conhecimento geral que as Pequenas e Médias Empresas (PME) representam uma grande fatia do tecido empresarial português, desempenhando um papel crucial, tanto na economia do país, como na criação e manutenção dos postos de trabalho.

Num mundo em constante evolução, como aquele em que hoje vivemos, são vários os desafios que as PME enfrentam a cada dia que passa. Um desses desafios, de forma absolutamente incontornável, é a Transformação Digital – imprescindível à garantia da sua evolução, crescimento e, muito importante, à sua sustentabilidade. Impõe-se, então, a necessidade deste tipo de organizações adotarem estratégias concretas que visem uma implementação eficiente e orientada para uma Transformação Digital dos seus processos. Só desta forma, poderá ser assegurada a sua sobrevivência, o seu crescimento e o seu sucesso nas mais variadas vertentes.

Nesse sentido, podemos asseverar que a Transformação Digital não pode nem deve ser vista meramente como uma opção, mas antes como uma necessidade emergente e imperativa para que as organizações possam prosperar, manterem a sua competitividade e alcançarem o sucesso – sucesso este que não pode apenas ser avaliado na ótica do negócio, mas também na ótica das pessoas que são catalisadoras do sucesso das organizações. Importa também referir os benefícios ao nível da melhoria da experiência do consumidor, o acesso a novos mercados e o incremento na satisfação dos colaboradores. Ao nível da digitalização dos processos de trabalho, é possível criar ambientes laborais mais colaborativos, tanto em modelos de trabalho presenciais, como em modelos de trabalho remotos, ou híbridos. A partir do momento em que os colaboradores estão munidos de ferramentas digitais que agilizem os processos e as suas metodologias de trabalho, aumentando a eficiência e a sua consequente produtividade, podemos garantir uma maior satisfação de cada colaborador na sua jornada de trabalho, com reflexos claros e evidentes na retenção de talentos.

É importante, nos dias de hoje, entender que estes conceitos não sofrem, nem podem sofrer de qualquer disputa.

Nesta fase, importa também esclarecer e enquadrar aquilo a que nos referimos quando invocamos a tão falada Transformação Digital. Falamos apenas de novos softwares? De novas tecnologias? De novos conceitos? De sites inovadores ou das mais recentes plataformas de e-commerce (no caso das empresas associadas ao comércio)? Parece-me claro que a Transformação Digital é um conceito demasiado lato para se caracterizar de uma forma tão simples ou limitada. Acima de tudo, mais do que um conceito, representa todo um processo evolutivo e que exige um planeamento, uma estratégia de implementação e uma monitorização/avaliação constantes – se os resultados não são possíveis de medir, não poderemos aferir, nem no curto nem no longo prazo, das suas reais condições de implementação e não podemos, também, confrontar verdadeiramente a sua eficácia – falamos então não apenas de implementação de softwares e de novas soluções digitais/processos de digitalização, mas de mudanças culturais e organizacionais, bem como da adoção de outras condições de trabalho (ex: trabalho remoto quando aplicável/possível; flexibilidade no trabalho, etc…).

Tudo isto, não é de todo possível sem uma mudança de mindset, pelo que considero que uma Transformação Digital compreende, não apenas a implementação de um processo digital – como é evidente -, mas de uma mudança efetiva na cultura organizacional digital que abrace novas realidades e práticas de trabalho diferenciadoras. Toda esta transformação tem, contudo, de ser acompanhada por uma cultura de inovação e por uma requalificação e/ou formação a todo o auditório de colaboradores – que são a peça fundamental em todos os processos de mudança e de transição.

Não obstante o papel crucial da tecnologia na Transformação Digital, importa referir que esta, por si só, não permite qualquer avanço efetivo. Simplesmente não funciona! A tecnologia utilizada em cada processo, necessita estar de braço dado com o desenvolvimento de competências humanas para a que a Transformação Digital tome o seu lugar de forma efetiva e indefetível. Assim, revelam-se imprescindíveis a inclusão de competências humanas que não podem, de forma alguma, serem esquecidas ou ignoradas, tais como o pensamento crítico, a criatividade – nas suas variadíssimas formas -, a resiliência, a capacidade de adaptação, entre outras. Não esquecer que todos os processos enfrentam sempre o mais antigo dos vilões corporativos: a “Resistência à mudança”; e que todas as capacidades humanas são fundamentais para ajudar a derrubar este obstáculo – que nasceu antes da tecnologia e viverá para sempre, enquanto existir civilização.

Embora muitas PME possam enfrentar desafios e dificuldades nesta mudança de paradigma, muitas vezes fruto de modelos de gestão inflexíveis, redutores ou mais tradicionais, comparativamente com organizações de grande dimensão, podemos vislumbrar a flexibilidade como um facilitador da implementação da Transformação Digital nas PME, dado que uma estrutura menos pesada e de menores dimensões poderá ser uma vantagem num processo deste género.

No que diz respeito aos benefícios especificamente na área de Recursos Humanos, seguem-se alguns exemplos que ilustram de forma manifestamente evidente o potencial que a Transformação Digital pode proporcionar, independentemente da dimensão da organização a que esta se aplica:

• Recrutamento e seleção: a possibilidade de realizar entrevistas de seleção de forma online, otimiza e agiliza todo o processo, promovendo elevados ganhos de eficiência, uma vez que, a eliminação de deslocações físicas facilita o agendamento de entrevistas, tanto na ótica do recrutador, como na ótica do candidato, nomeadamente no que concerne a questões de agenda. Dada a dificuldade de contratação a que se assiste nos dias de hoje em diversas áreas, é importante que as organizações adotem métodos eficientes que permitam aceder aos candidatos de forma rápida, promovendo o contacto e a seleção dos mesmos de forma célere, independentemente da sua localização ou distância. As ferramentas digitais, contribuem, sem sombra de dúvida para elevados ganhos de eficiência neste âmbito. Nada disto, claro, impede que exista, posteriormente, uma fase final de entrevista presencial, no entanto, se a primeira fase de seleção acontecer de forma online, é evidente que o processo será, sem sombra de dúvida, mais célere.
• Processos de onboarding digitais: a primeira perceção que um colaborador tem de uma empresa começa, não apenas na fase de recrutamento e seleção, mas também aquando do onboarding. Embora um onboarding presencial possa ser mais profícuo, porque não utilizar ferramentas que, previamente à entrada do colaborador, lhe permitam um primeiro contacto à distância com a empresa, através de um “pré onboarding” digital?
• Sistemas de registo de assiduidade: uma vez que a realidade do trabalho remoto e/ou híbrido é, sem sombra de dúvida, uma tendência que veio para ficar (e sem a qual as empresas deixam de ser competitivas ao nível da atratividade nas contratações) as empresas, incluindo as PME, poderão continuar a cumprir este tipo de obrigação legal de forma digital e a partir de qualquer localização onde o colaborador se encontre, sem qualquer tipo de barreira geográfica.
• Otimização da gestão documental: ainda no seguimento do ponto anteriormente analisado e, decorrente do trabalho remoto e/ou híbrido, uma gestão documental online permite, entre outros exemplos, que o colaborador submeta aprovação de férias, solicite e/ou justifique ausências…etc. Do lado da empresa é também possível centralizar dados de colaboradores, enviar/assinar documentação, realizar/registar digitalmente avaliações de desempenho, entre outros.

Não obstante todas as vantagens e benefícios já anteriormente enunciados, importa também ter em consideração que nem sempre a implementação da Transformação Digital nas PME é um processo simples e acessível, decorrente também de diferentes desafios característicos e típicos deste tipo de empresas. Assim, para além da tão falada resistência à mudança, já anteriormente mencionada e que contribui maioritariamente para o atraso na implementação de novos processos e de novas estratégias, existem outros fatores sobre os quais é importante refletir:

• Escassez de recursos, nomeadamente financeiros;
• Escassez de competências técnicas;
• Escolha inadequada de tecnologias;
• Dificuldade em adaptar e moldar a cultura organizacional, muitas vezes ainda presa a modelos demasiado tradicionais e obsoletos.

No entanto, ainda que as PME enfrentem variadíssimas dificuldades, o importante é iniciar uma mudança passo a passo, dando prioridade a processos críticos e começando com soluções simples que sejam facilmente adaptáveis e escaláveis em função da realidade da empresa.

Torna-se também importante refletir que uma mudança de mentalidade e uma consequente transformação da cultura vigente exige, numa primeira instância, uma mudança na forma como as pessoas olham para os processos, para aquilo que realmente existe e que necessita de ser adaptado. Esse olhar crítico, já referido anteriormente aquando da reflexão sobre a importância da presença das competências humanas neste tipo de processos, tem de estar alinhado com a liderança das empresas, sem o qual dificilmente se vislumbrará sucesso.

Concluindo, é imprescindível e fundamental ter em consideração que a implementação da Transformação Digital numa PME (bem como em qualquer outra empresa de outra dimensão) não se pode apenas focar nos processos tecnológicos: é impreterível a presença e o desenvolvimento de competências humanas, competências essas que são a chave para a garantia de uma implementação eficiente da Transformação Digital, transformação esta que irá servir não apenas o negócio, mas também as pessoas que para ele contribuem.