A comunicação como alicerce do alinhamento interno no planeamento estratégico

Acredito profundamente que o planeamento estratégico é a espinha dorsal de qualquer organização bem-sucedida e com longevidade. Define o rumo, estabelece prioridades e cria uma visão clara para o futuro. Contudo, mesmo o melhor plano corre o risco de fracassar se não houver um elemento essencial: uma comunicação eficaz e verdadeira. Sem esta, o alinhamento interno, uma condição crítica para o sucesso do planeamento, torna-se uma meta inalcançável.

Nesta 7ª edição da SCORING Magazine, dedicada ao tema do planeamento estratégico, na qual tenho o maior prazer em participar, é crucial sublinhar o papel da comunicação como âncora para garantir que toda a organização está na mesma página, sendo capaz de ter o mesmo entendimento, em todas as frentes de trabalho. Afinal, uma estratégia bem articulada é apenas metade da equação. A outra metade está na capacidade de fazer com que todos compreendam, se comprometam, colaborem e cocriem.

O planeamento estratégico não é uma atividade exclusiva da “cúpula” da organização. Pelo contrário, é um processo colaborativo que envolve todas as esferas e níveis, desde quadros de topo até às equipas operacionais. No entanto, essa colaboração só é possível se houver uma comunicação límpida e bidirecional. Porquê?

Porque o envolvimento das equipas desde o início ajuda a garantir que o plano é realista e exequível, ajuda a identificar desafios operacionais que podem não ser óbvios para os níveis superiores, e ajuda ainda a criar um sentimento de compromisso com a estratégia. Os dados comprovam isto mesmo: segundo um estudo da Gallup, organizações com altos níveis de envolvimento dos colaboradores têm 21% mais produtividade. E a chave para esse envolvimento está precisamente na comunicação.

As lideranças desempenham um papel crucial na transmissão e na articulação do plano estratégico. Mais do que simples portadores de informação, devem ser tradutores da estratégia, capazes de conectar os objetivos macro com as tarefas e metas diárias de cada colaborador. Toda esta estratégia, a nível da comunicação, deve assentar na seguinte tríade:

• A transparência, através de uma comunicação objetiva e honesta, para gerar confiança. Colaboradores bem informados são mais propensos a aderir a uma estratégia e a implementá-la com sucesso, orientada a resultados.
• Consistência, com mensagens alinhadas e frequentes para evitar confusões e manter o foco.
• Feedback, já que a comunicação não deve ser apenas top down. Líderes que ouvem as suas equipas captam conhecimento valioso e demonstram respeito pelas várias opiniões.

A seleção dos meios adequados para transmitir a estratégia é outro fator crítico. Vivemos numa era digital, onde a tecnologia permite uma comunicação veloz e abrangente, por vezes mesmo superficial. Porém, a eficácia de cada canal depende do seu público e do tipo de mensagem em causa.

Neste contexto, aproveito ainda para sugerir três métodos de comunicação essenciais:

• Plataformas digitais, aplicações como o Slack, Microsoft Teams ou intranets corporativas permitem a partilha de informações de forma rápida e acessível;
• Reuniões presenciais e virtuais, sessões de esclarecimento e workshops ajudam a alinhar expectativas e esclarecer dúvidas de forma mais frequente e impactante – sempre cronometradas;
• Campanhas de comunicação interna, materiais visuais como vídeos, infográficos ou e-mails bem elaborados reforçam mensagens-chave de forma bastante memorável.

Uma comunicação eficaz também envolve o apelo emocional. Histórias de sucessos anteriores ou exemplos de colaboradores que superaram desafios podem ser poderosos catalisadores de engagement. Como dizia Augusto Cury, “ninguém conseguirá trabalhar em equipa se não aprender a ouvir. Ninguém aprenderá a ouvir se não aprender a colocar-se no lugar dos outros”. Partilhar estes momentos reforça os valores da organização e cria um sentido de unidade autêntica.

Quando todos os níveis da organização compreendem e abraçam o planeamento estratégico, os resultados são evidentes. Com mais produtividade, os objetivos claros reduzem a perda de tempo e maximizam os esforços. Com menos conflitos, o alinhamento minimiza ambiguidades e desacordos. E com uma cultura de responsabilidade, os colaboradores alinhados sentem-se ainda mais comprometidos em cumprir as metas. Num exemplo prático e bastante claro, empresas como a Unilever são conhecidas por realizar encontros regulares para alinhar todos os níveis com seus objetivos sustentáveis. Uma prática que não só melhora a execução, mas também fortalece a reputação da marca.

Tendo atuado em mercados diversos e em empresas de variados tamanhos, desde pequenas startups no Brasil a grandes multinacionais ibéricas e europeias, posso afirmar que a comunicação interna e a adaptação são dois elementos-chave que determinam o êxito de qualquer organização no contexto do planeamento estratégico. A minha experiência como presidente e gestora em diferentes realidades permitiu-me observar que, embora as bases da estratégia sejam universais, o modo como são implementadas varia substancialmente conforme o contexto cultural, económico e organizacional.

No caso do Brasil, como exemplo, as organizações tendem a valorizar relações interpessoais e uma comunicação que seja tão clara quanto calorosa. Reflete-se, nomeadamente, no papel crucial que as lideranças desempenham como mediadores entre a direção e as equipas. Empresas menores, muitas vezes, contam com estruturas hierárquicas simples, o que facilita a disseminação das estratégias, mas também exige um cuidado redobrado na personalização das mensagens.

Já em multinacionais, como é o caso de algumas empresas portuguesas com operações no Brasil e noutros pontos do mundo, o desafio recai na capacidade de alinhar uma visão global às necessidades locais, garantindo que os objetivos macro da organização não se perdem nas adaptações necessárias para o mercado local.

No caso específico das empresas ibéricas, estas particularidades tornam-se ainda mais evidentes devido à diversidade que caracteriza a região.

Em Portugal e Espanha, o cenário é ligeiramente diferente, mas não menos desafiante. Estas são regiões que acompanho com bastante proximidade, por via do trabalho que desenvolvemos na ATREVIA, onde o planeamento estratégico frequentemente enfatiza a sustentabilidade e a inovação contínuas, temas que são refletidos na forma como as empresas comunicam com os seus colaboradores.

Enquanto as organizações portuguesas tendem a ser mais conservadoras e estruturadas, as espanholas frequentemente demonstram uma abordagem mais flexível e informal. Essa distinção cultural impacta diretamente a comunicação interna, que precisa de ser ajustada para maximizar o envolvimento das equipas. Em multinacionais espanholas, os workshops interativos e dinâmicos são bastante eficazes para disseminar planos estratégicos, enquanto em empresas portuguesas, muitas vezes, são preferidas sessões mais formais de apresentação.

A adaptação constante é um elemento indispensável. Em qualquer um desses contextos, é essencial que as lideranças estejam preparadas para ajustar a linguagem, os canais e até mesmo o conteúdo das mensagens de acordo com o público-alvo interno. Trabalhar em diferentes regiões ensinou-me que, embora possamos contar com diretrizes globais, é o respeito às particularidades locais que garante o verdadeiro alinhamento. Este processo, no entanto, exige sacrifícios.

Gerir a pressão de garantir resultados globais enquanto se navega pelas exigências específicas de cada mercado não é uma tarefa simples. Muitas vezes, implica abrir mão de soluções “padrão” a favor de alternativas que melhor se adequem à realidade local, o que requer tempo, dedicação, criatividade, e, acima de tudo, uma escuta ativa para compreender as necessidades das equipas.

Lembro-me de um caso específico em que atuei entre a sede de uma multinacional europeia e a sua filial no Brasil. O plano estratégico delineado era tecnicamente excelente, mas faltava-lhe uma compreensão mais profunda das dinâmicas sociais e económicas do mercado brasileiro. Para alinhar as expectativas, foi necessário criar uma ponte entre os dois contextos, ou seja, adaptar a linguagem das metas globais, transformar conceitos abstratos em ações práticas e, ao mesmo tempo, sensibilizar para a importância de flexibilizar certos prazos e indicadores. Este trabalho revelou-se vital para evitar um afastamento das equipas locais e, ao mesmo tempo, demonstrar resultados tangíveis aos responsáveis da empresa.

Outro desafio que muitas vezes observo nas empresas ibéricas é o de equilibrar a tradição com a inovação. Muitas organizações, especialmente as de origem familiar, têm um forte legado cultural que, embora valioso, pode representar um entrave à implementação de novas ideias. Para superar esse obstáculo, a comunicação interna precisa de ser particularmente sábia, pois é preciso valorizar o passado enquanto se aponta para o futuro. Experiências bem-sucedidas neste sentido envolveram a utilização de storytelling, nas quais histórias reais de colaboradores que conseguiram integrar tradição e modernidade foram utilizadas para inspirar e motivar outros.

O que fica claro em toda esta diversidade riquíssima é que o sucesso não vem “embalado” como soluções prontas, mas se origina numa liderança flexível e numa comunicação que seja, ao mesmo tempo, estruturada e empática.

Aprendi que o verdadeiro poder da comunicação está na sua capacidade de conectar pessoas a uma visão comum, respeitando as suas diferenças e potencializando as suas singularidades. Para as empresas ibéricas, onde a união entre global e local é muitas vezes um requisito para o sucesso, tal não poderia ser mais verdade. Essa é a força que transforma desafios em oportunidades e que, no final, faz com que o planeamento estratégico deixe de ser apenas um documento e se torne uma realidade vivida e partilhada por todos os que fazem parte de uma organização.

No mundo corporativo, a comunicação é, portanto, o eixo que transforma intenções em ações. Para que o planeamento estratégico não fique apenas escrito na pedra, é essencial que cada colaborador compreenda a sua importância e o papel que tem a desempenhar. As empresas que dominam a arte da comunicação interna conseguem transformar planos em realidade e equipas em comunidades interessadas. No final, o sucesso de qualquer estratégia depende de algo muito simples, que consiste na habilidade de comunicar, inspirar e alinhar.

A importância da comunicação é evidente quando analisamos a complexidade dos processos internos. Por exemplo, no contexto que abordava de empresas multinacionais, as diferenças culturais e linguísticas representam desafios adicionais para a transmissão eficaz e assertiva das estratégias corporativas. Uma abordagem personalizada, que respeite as particularidades de cada região ou unidade de negócios, pode ser, desta forma, a chave para garantir que a mensagem chegue de forma uniforme e compreensível. Nesse sentido, a utilização de mediadores culturais ou a adaptação de materiais ao idioma local são práticas que demonstram respeito.

Outro ponto relevante é a cadência da comunicação. Enquanto algumas empresas optam por reuniões trimestrais, outras preferem uma abordagem mais constante, com atualizações semanais ou mensais. O importante é manter o equilíbrio. Uma comunicação excessiva pode gerar fadiga, enquanto a falta de atualizações pode dar espaço para interpretações equivocadas. É necessário encontrar o ritmo certo para manter as equipas informadas e motivadas sem sobrecarregá-las.

Sim, são muitas as dicas que já deixei neste artigo. É exatamente por essa multitude de opções que a tecnologia se tem mostrado uma grande aliada na superação de todos estes desafios. Ferramentas de gestão de projetos permitem acompanhar em tempo real o progresso das iniciativas estratégicas, garantindo que todos os envolvidos têm acesso às informações mais recentes. Além disso, a implementação de quadros interativos oferece uma visão consolidada dos indicadores-chave de desempenho, facilitando a comunicação entre os diferentes níveis da organização.

Mas não se esqueça: a comunicação não é apenas uma questão de ferramentas e processos. Trata-se, acima de tudo, de pessoas! É fundamental que os líderes estejam disponíveis para esclarecer dúvidas, ouvir sugestões e ajustar os planos quando necessário. Esta proximidade cria um ambiente de confiança, no qual os colaboradores se sentem valorizados e parte integrante do sucesso organizacional.

Finalmente, é essencial lembrar que uma comunicação exemplar no planeamento estratégico não é um evento isolado, mas um processo contínuo. Desde a fase inicial de elaboração até a implementação e o acompanhamento dos resultados, a troca de informações deve ser constante e transparente. Somente desta forma será possível construir um verdadeiro alinhamento interno, capaz de transformar estratégias em resultados concretos e sustentáveis.

Assim, ao invés de tratar a comunicação como um complemento, as organizações devem reconhecê-la como um pilar basilar do planeamento estratégico. Quando bem executada, é poderosa: une equipas, fortalece a cultura corporativa e impulsiona o desempenho organizacional a níveis extraordinários.

Assim, deixo um desafio a todos os gestores e líderes: transformem o planeamento estratégico num processo de comunicação eficaz e inspirem conscientemente as vossas equipas a alcançar novos patamares!