Compras Organizacionais: as TIC ao serviço da Eficácia e da Eficiência

Com a utilização das TIC, as empresas podem comprar melhor, e traduzir esse esforço de gestão, em significativos ganhos financeiros.

“No comprar é que está o ganho!” lá diz o nosso sábio ditado popular. Na verdade, tendo em consideração diversos estudos académicos, verifica-se que as empresas que são líderes na área do procurement (processo de aquisição de bens e serviços) conseguem melhores resultados do que as empresas seguidoras (aquelas empresas que tendem a mimetizar as empresas líderes) do mesmo setor de atividade económica.

Em concreto, as empresas líder conseguem apresentar:

i) uma taxa de crescimento das receitas duas vezes superior às empresas seguidoras;

ii) uma proporção dos custos dos bens vendidos em relação às receitas, duas vezes melhor; e

iii) o dobro dos resultados antes de impostos.

Como se poderão explicar estes indicadores?

Haverá certamente muitos fatores que explicam o bom desempenho das empresas que lideram na área do procurement. Todavia, parece haver um denominador comum a todas essas empresas. Esse fator está relacionado com a utilização intensiva das TIC, nomeadamente na utilização de sistemas de e-procurement (SEP), isto é, sistemas de informação que fazem uso das tecnologias internet para suportar o processo de aquisição de bens e serviços organizacionais.

Estes sistemas oferecem, na sua essência, três módulos funcionais, sendo que as empresas podem optar por escolher aqueles módulos que satisfazem as suas necessidades específicas. De uma forma geral, um SEP disponibiliza um módulo de suporte às transações que permite construir, aprovar e enviar a encomenda para o fornecedor; um módulo de criação e gestão de mercados, que permite gerir pedidos de cotação, pedidos de propostas, leilões e mercados dinâmicos; e um módulo de gestão do procurement, que permite gerir o catálogo digital de produtos bem como a segurança e perfis de acesso ao sistema.

Então, e o que podem trazer estes sistemas de informação às organizações portuguesas?

A investigação científica vem demonstrando consistentemente que a utilização dos SEP pode acrescentar valor aos níveis operacional, intermédio e estratégico das empresas.

Ao nível operacional, entre outros benefícios, os SEP permitem: minimizar o custo do processo de aquisição; facilitar o acesso à informação que consta no catálogo digital de produtos; diminuir o tempo de aprovação de uma encomenda; e reduzir a taxa de erros, na medida em que se consegue limitar significativamente a introdução manual de dados;

Ao nível intermédio, os SEP: aumentam a transparência dos processos de compra, facilitando uma análise posterior; agilizam a pesquisa de novos e porventura melhores fornecedores; e aumentam a capacidade de monitorização e controlo do processo de aquisição das encomendas a fornecedores;

Ao nível estratégico, os SEP acabam por permitir: a entrega de maior valor ao cliente da empresa, seja pela redução de preço seja pela entrega mais rápida; identificar e cancelar a relação com os fornecedores cujo nível de desempenho não seja satisfatório; a redução da fraude potencial associada aos processos de negócio que envolvem verbas financeiras significativas.

A identificação e estruturação dos benefícios referidos não é suficiente para que estes se possam concretizar. Para além disso é necessário planear a sua realização (identificando os “donos” desses benefícios e as ações de mudança necessárias), executar o plano de benefícios, avaliar os resultados obtidos e identificar o potencial para outro tipo de benefícios que podem resultar da implementação de um SEP.

Se as empresas conseguirem aplicar estas ideias e metodologias, certamente que aumentarão a eficácia e a eficiência do seu processo de aquisição de bens e serviços. E este esforço de gestão, realizado do lado das compras, ao contrário dum esforço de gestão realizado do lado das vendas, tem um impacto direto nos resultados financeiros da empresa.

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António Aguiar

Prof. Associado / Atlântica – Instituto Universitário

Comissão Científica SCORING