Porque é que ainda se usa o Excel nas PME?
O Excel é uma ferramenta que tem vindo a distinguir-se pela capacidade de evoluir e de se adaptar, com um impacto muito relevante no contexto empresarial.
O Excel é uma ferramenta de alcance global e, para muitos, uma companhia no dia-a-dia, quer em contexto profissional, quer pessoal. Tem tido a capacidade de evoluir e de se adaptar às exigências com as quais nos deparamos e, por isso, continua a ser uma ferramenta predileta para tantos utilizadores e empresas. É utilizado por pessoas com diferentes graus académicos e por empresas de diversos setores e diferentes dimensões. O nosso foco neste artigo estará nos motivos que levam muitas PME a terem no Excel a sua principal ferramenta de trabalho.
Os motivos
O custo mais reduzido quando comparado com outras ferramentas de trabalho é desde logo um aspeto com um peso muito relevante na escolha do Excel. Muitas destas empresas encontram maiores desafios na gestão do seu budget e, por vezes, a inovação e o arriscar em novas ferramentas não poderá estar no topo das prioridades de investimento. O Excel oferece, assim, uma solução altamente fidedigna e equilibrada com atualizações regulares e sem necessidade de recurso a serviços de consultoria externa (por exemplo, caso seja necessário efetuar qualquer tipo de alterações/correções) que se traduziriam naturalmente em custos acrescidos. Um outro aspeto importante prende-se com as atualizações regulares do Excel. A Microsoft está constantemente a lançar novas atualizações, procurando acompanhar as exigências do mundo empresarial, assim como as tendências do mercado.
Versatilidade e universalidade
Falemos também da universalidade desta ferramenta. O Excel é utilizado nas mais diversas partes do mundo, estando disponível em diferentes idiomas e com possibilidade de acesso através de diferentes dispositivos, desde computadores a telemóveis. Desta forma, é possível, a qualquer momento, aceder e trabalhar num ficheiro de Excel sem necessidade de grande inovação tecnológica. Embora existam cada vez mais ferramentas que surgem como alternativas ao Excel, não há nenhuma tão completa e versátil como este. O Excel é usado para inúmeros fins, entre eles, elaborar orçamentos, analisar a evolução do negócio, controlar fluxos de caixa, gerir tarefas ou projetos. No entanto, dependendo do objetivo, devemos optar pelo software mais adequado à situação e, embora o Excel seja uma ferramenta muito flexível, não é a escolha certa para todas as situações.
Agora, lanço-lhe o desafio: pense num software que não tenha disponível o botão “Exportar para Excel”. Provavelmente não vai encontrar. Existe em praticamente todos os softwares, uma vez que, em alguma fase do processo, vai ser necessário recorrer ao Excel, seja para fazer análises específicas que o software não permita, seja para juntar dados de diversas fontes. Assim sendo, não é expectável que o Excel seja extinto nem substituído por nenhuma outra ferramenta. Desta forma, torna-se imprescindível as PME apostarem em formar os seus colaboradores para que estes estejam a par das inovações no Excel lançadas pela Microsoft, para que consigam tirar partido do mundo de possibilidades que este oferece e colocar o Excel a “trabalhar para eles”, aumentando a sua produtividade, reduzindo a margem de erro e, assim, acrescentarem valor às empresas.
Como tivemos a possibilidade de constatar, o Excel é uma ferramenta que tem vindo a distinguir-se pela capacidade de evoluir e de se adaptar, ao longo das décadas, aos desafios do dia-a-dia com um impacto muito relevante no contexto empresarial. É expectável que o Excel continue a ocupar um lugar de destaque na realidade das PME.