A importância das reuniões de kick-off
Ser parte integrante de uma empresa atualmente ganhou um significado totalmente diferente nos anos a seguir à pandemia. Hoje, o colaborador vivencia a experiência da integração no mercado de trabalho com a expetativa de ser parte integrante da empresa como um todo.
Estes contornos, têm vindo a aumentar a exigência nas empresas, onde a organização interna ganha um local de destaque, enquanto meio impulsionador da mesma.
A realização de uma reunião de kick-off, é uma prática fundamental para quem espera uma maior eficiência dos seus colaboradores. Com todos os membros envolvidos num único espaço de partilha, é possível alcançar uma comunicação clara e uniforme, que tende a resultar numa maior produtividade, qualidade de trabalho e desempenho do colaborador.
As reuniões de kick-off são fundamentais para alinhar a equipa em relação aos objetivos e estratégias do próximo ano, garantindo que todos estejam na mesma página e alinhados para alcançar os resultados desejados. Proporcionam clareza, alinhamento e um ponto de partida sólido para o trabalho futuro.
Fábio Graça, Key Account Manager, LG Portugal
O kick-off traduz-se numa reunião realizada no início do ano ou no início de um novo projeto, com vista a delinear estrategicamente metas, prazos e as ações necessárias para que seja possível alcançar positivamente o definido. Permite que todos os envolvidos tenham conhecimento do seu papel e quais os resultados que são esperados, de forma a prever e colmatar possíveis falhas.
No relatório publicado pela PMI (Pulse of the Profession)1, são identificados como principais motivos de falha: as mudanças de prioridade nas organizações (41%), a falta de clareza nas informações, tal como a falta de comunicação (69%), a mudança de objetivos a meio dos projetos (36%) e uma visão de chefia inadequada ao que se pretende alcançar (30%).
Uma kick-off meeting serve acima de tudo o propósito de alinhar ambições, motivar equipas e delinear estratégias.
João Martins, Financial Controller na Unit4
O kick-off, além de dar a conhecer detalhadamente as metas a alcançar, é uma alavanca na construção de confiança e motivação dos envolventes, fomentando o espírito de trabalho de equipa. Podemos, então, afirmar que os principais pontos chave deste momento resumem-se na definição de objetivos e expetativas, na construção de um plano de ação, em motivar todas as partes, em reter talentos, em aumentar a produtividade e a compreensão daquilo que são os objetivos da empresa.
O kick-off permite de forma focada, alinhar internamente as metas e os objetivos presumidamente atingíveis para o ano seguinte ou para o projeto em vigor. No meu caso, permite de forma estruturada delinear com mais rigor o plano de ação de aprendizagem e controlar de melhor forma extraplanos.
Manuel Serrano, LMS Administrator, WEBASTO Portugal
Com tantos pontos necessários de abordar e esclarecer no kick-off, o planeamento de como pretendemos que o mesmo decorra permite-nos ser mais eficientes no que queremos transmitir. A Bain&Company2, demonstra que as empresas perdem, em média, 25% do seu tempo com reuniões mal planeadas, sem definição e que não resolvem os problemas/obstáculos que é necessário ultrapassar. Deixamos-lhe um exemplo de estrutura que pode utilizar na organização de um kick-off produtivo:
- Comece por falar um pouco da empresa e dos resultados. É importante para que se percebam as metas que vão ser delineadas, entender os resultados atingidos até então, permite escolher abordar aquilo que faça mais sentido e que gere motivação e entusiasmo nos colaboradores;
- Dê um âmbito ao kick-off, fale com os seus colaboradores sobre a importância desta reunião para a empresa e para a definição de trabalhos com vista a alcançar todas as metas;
- Apresente os objetivos a alcançar, quais são as expetativas da empresa para o próximo ano/projeto, qual o crescimento percentual desejado ao mês ou ao ano;
- Demonstre o planeamento/organização do seu calendário de vendas, pode basear-se em datas comemorativas, pode apresentar a projeção de volume de vendas, considere as vendas tendo em conta a sazonalidade, a entrada em novos mercados ou novos segmentos de atuação;
- Atribua uma divisão de funções/tarefas com atribuição de responsabilidades por cada objetivo definido e plano de ação. É importante que cada um tenha conhecimento claro de qual será o seu papel e o que a empresa espera alcançar em resultados, deste modo ajuda também a gerir as expetativas dos colaboradores;
- Indique qual o orçamento para o próximo ano, se houver necessidade de contratar novos softwares ou ferramentas, da necessidade de contratação para equipas em particular, lançamentos de novos produtos, progressão de carreira;
- Exponha quais os meios de comunicação com vista ao desenvolvimento que irão ser utilizados, quais as melhorias que vão ser implementadas, plano de marketing, parcerias estratégicas, definição do calendário editorial para as redes sociais;
- Potencie um momento de partilha em conjunto, entre todos os participantes para que possa garantir que todas as dúvidas foram esclarecidas e que todos compreenderam as metas e o seu papel, deixe espaço aberto para sugestões.
Um kick-off produtivo e com resultados é um esforço de toda a equipa presente, e tem um papel fundamental para que possa alcançar os objetivos propostos com sucesso. É igualmente uma forma de demonstrar respeito pelos colaboradores e o comprometimento de todos com um fio condutor em todo o projeto com vista a alcançar o sucesso.